[자기경영전략컬럼04]실패하지 않는 시간관리 5단계

지난 6월부터 시작한 은행연합회 월간 '금융'에 '자기경영전략'이라는 주제로 네번째 컬럼을 소개합니다.

자기경영전략의 눈에 보이지 않는 가장 소중한 자산이라 할 수 있는 "실패하지 않는 시간관리 5단계"입니다.

 

누군가는 항상 일이 별로 없는 듯 정해진 시간 내에 여유있게 일을 처리합니다.

하지만 누군가는 밤늦게까지 매일 야근을 하면서도 일을 제 시간에 끝내지를 못합니다.

그러기에 전자는 자기관리를 좀 더 철저하게 하게 되고, 후자는 자기경영을 할 여유조차도 못 찾게 됩니다.

과연 그 차이점은 어디에 있을까요?

바로 누구에게나 공평하게 주어지는 24시간이라는 시간을 어떻게 관리하느냐에 대한 것입니다. 

시간을 활용할 것인지 시간에 쫓길 것인지에 대한 선택은 본인의 시간관리에 대한 전략을 갖추는 것으로 결정이 됩니다.

 

오늘은 이러한 내용 중심으로 자기경영전략 컬럼 네번째를 여러분께 소개해 드립니다.

앞으로 매달 1회씩 '자기경영전략'컬럼으로 여러분들을 만나뵙도록 하겠습니다.

많은 관심과 성원 부탁드립니다.

 

 

항상 고맙습니다.

 

 

“시간이 없다고 말하지 말라. 날마다 당신에게 주어지는 시간은 헬렌 켈러, 파스퇴르, 미켈란젤로, 마더 테레사, 레오나르도 다빈치, 토마스 제퍼슨, 앨버트 아인슈타인에게 주어진 시간과 똑같다.” - 잭슨 브라운

 

 

 

 

같은 시간, 다르게 사용하기

신이 가장 공평한 것 중 하나는 누구에게나 하루 24시간을 준다는 것이다. 일이 많거나 지위가 높거나 돈이 많다 해도 단 1초도 더 받는 법은 없다. 타인에게 빌리거나 빌려줄 수도 없다. 다만 똑같은 24시간이라도 남들의 두 배처럼 사는 사람은 있다. 자기경영을 잘하는 사람이다.이런 사람의 특징은 일에 쫓기지 않는다는 점이다. 심지어 여유로운 느낌마저 든다. 회사에서도 이런 사람은 항상 마감 전에 서류를 제출한다. 하지만 어떤 사람은 항상 기한이 지나서 제출한다. 어떤 사람은 늘 정시에 퇴근하면서도 할 일을 놓치지 않지만 어떤 사람은 밤 10시가 고정된 퇴근시간이다. 이런 차이점은 어디에서 올까? 바로 ‘시간관리’가 차이의 출발점이자 해결책이다.

 

자기경영에서 시간관리는 상당히 오래된 개념 중 하나이다. 많은 사람은 한 번쯤은 나름대로 시간관리를 시도해보았을 것이다. 하지만 성공적으로 지속하는 경우는 극소수에 불과하고 대부분은 간과하며 살고 있다. 특히 “팀장님이 지시하니 어쩔 수 없다”, “일이 워낙 많아서 시간을 관리할 수 있는 방법이 없다”, “해봤는데 잘 안 된다” 등의 대답으로 시간관리의 필요성을 애써 무시한다. 어떤 방법으로든 본인만의 시간관리 방법을 만들지 않으면 결국 다음과 같은 세 가지 난관에 봉착하게 된다.

 

첫째, 일에 대한 생산성이 높아지지 않는다. 시간이 흐를수록 주어지는 일이 많아질 뿐 아니라 난이도도 높아지는데 일을 해결하는 속도는 변함이 없는 것이다. 결국 끊임없이 야근을 하게 되는 상황이 펼쳐진다. 둘째, 주도적으로 새로운 일을 추진할 수 없다. 새로운 일을 하기 위해서는 여유가 필요하다. 현재 맡고 있는 일을 처리하기에도 벅찬 시간을 살고 있기에 새로운 생각이 자리 잡을 심적, 시간적 여유가 없다. 마지막 셋째, 자기경영에 마음을 쓸 시간도 없어지게 된다. 본인의 미래 발전을 위한 전략을 세울 마음조차 가질 수 없고, 그저 주어진 일만 처리하면서 살게 되는 것이다. 정말 열심히 살지만, 현상유지에 급급할 뿐 성장을 위한 가능성을 놓치게 된다.

 

 

 

효과적이면서도 현실적인 시간관리 5단계 노하우

매일 야근으로 힘들지 않고, 적극적으로 일을 주도해 나가면서, 미래를 위한 준비를 하고자 한다면 ‘실패하지 않는 시간관리 5단계’를 적용해보자. 수많은 개인 코칭과 컨설팅을 통해 도출한 현실적이면서도 효과가 좋은 단계별 실천 전략이다.

 

아침에 일찍 일어나라, 출퇴근 시간 한 시간을 활용하라, 정리하는 습관을 가져라 등의 뻔한 이야기가 아니다. 단편적인 전술이 아니라 삶에서 시간의 개념을 다시 세우고 판을 바꾸는 전략을 말하는 것이다. 다음에 제시하는 시간관리 5단계 방법을 1개월을 목표로 삼고 적용해보자. 추가적인 여유 시간이 생기고 일에 대한 자신감도 얻을 수 있을 것이다. 그렇게 확보된 시간은 본인의 미래를 위한 시간으로 바꿔보자. 이렇게 모든 것이 바뀌는 경험을 지금부터 시작해보자.

 

 

 

 

 

  

 

 

1단계 : 본인에게 가장 적합한 시간관리 책을 골라라

주로 회사 내부에서 업무를 하는 사람에게 도움되는 책이 있고, 외부 사람들과 많이 만나야 하는 사람들에게 도움되는 책이 있다. 제일 중요한 것은 본인에게 적합한 내용을 고르는 것이다. 서점이나 도서관의 시간관리 섹션에 들러 직접 다양한 책을 읽어봐야 한다.

최근 1년 동안 개인코칭 대상자들이 가장 많이 고른 책 세 권을 소개한다. 첫 번째, 카슨 테이트의『바쁘지 마라 일을 부려라』이다. 이 책은 개인의 일하는 성향을 네 가지로 나누어 본인에게 맞는 맞춤형 해결책을 제시한다. 두 번째, 다카시마 미사토의『하루 27시간』이라는 책은 구글의 다양한 IT 서비스를 활용해 최소한의 업무량으로 최대의 성과를 올릴 수 있는 14일간의 레슨이 제시돼 있는 것이 큰 특징이다. 마지막은 하이럼 스미스의『성공하는 시간관리와 인생관리를 위한 10가지 자연법칙』이다. 

 

 

시간관리 도구의 대명사 ‘데이플래너’를 만든 저자의 기법을 담은 책으로, 앞서 제시한 두 권과 다르게 업무뿐만 아니라 인생 전반에 적용할만한 시간관리의 심도 있는 길을 가르쳐줘 일명 시간관리의 바이블이라 할 수 있다. 이 밖에 어떤 책을 골라도 상관없다. 다만 본인의 업무에 바로 적용하고자 하는 책이니 겉보기에 그럴듯한 이야기가 아니라 현실적인 내용으로 가득 찬 책을 선택하길 권한다.

 

 

2단계 : 책의 내용대로 정확히 따라 하라

2단계는 너무나 당연한 것이지만 지속적인 실천이다. 꾸준히 한 가지를 이어 한다는 것은 누구에게나 힘든 일이다. 이제까지 익숙하게 해왔던 본인의 습관을 바꾼다는 것은 대단히 많은 노력을 필요로 하기 때문이다. 책을 읽기는 쉬워도 적용하는 것이 어렵다는 것을 미리 인지하고, 하나씩 차근차근 업무에 적용해야 한다.

 

이 단계에서 가장 중요한 것은 1개월이라는 시간 내에 적용해야 한다는 것이다. 시간을 사용하는 방법을 완벽하게 바꾸기 위해서는 점진적으로 바꾸는 것보다 기한을 정해놓고 한꺼번에 바꾸는 것이 오히려 효과적이기 때문이다. 1개월 이상 시간을 끈다면 지금까지와 마찬가지로 지지부진하게 실패로 돌아갈 수밖에 없다.

 

실천하는 동안에는 이전과 어떤 부분이 달라졌는지를 명확하게 정리해 놓도록 한다. 일 처리의 프로세스가 바뀐 것도 있고, 시간이 줄어든 부분도 있을 것이며, 일을 수행하는 순서가 바뀐 영역도 있을 것이다. 더 나아가 하루 전체의 흐름이 달라진 것도 놓치지 말고 기록하고, 그렇게 작성한 내용을 1주일 단위로 꼼꼼하게 정리해보자. 이렇게 책을 보면서 한 달간 변화하는 나의 시간관리 모습을 기록하자.

 

 

 

 

 

 

 

3단계 : 나만의 시간관리 규칙 만들기

1개월 동안의 변화 모습을 기록한 것을 검토해보자. 어떤 습관이 바뀌었는가? 일은 얼마나 빨리 처리하게 됐는가? 그렇게 해서 하루에 절약되는 시간은 몇 분인가? 그 외에 한 달 전과 비교해서 바뀐 것이 있다면 아주 사소한 것이라도 기록해두자. 그렇게 정리한 것을 바탕으로 나만의 시간관리 규칙을 만들어보자.

 

개인 코칭 시 이 부분과 관련해 가장 파워풀한 것은 바로 ‘나만의 시간관리 규칙 10가지’를 만드는 것이었다. 규칙은 시간의 흐름에 따라 작성하는 것을 추천한다. 아침 기상할 때부터 지켜야 할 규칙 10가지를 정리하는 것이다. 이 규칙에 대한 세부 실행방안도 본인에게 적합한 내용으로 정리해보자. 사소한 내용일지라도 놓치지 말고 작성하자. 사실 시간을 쉽게 아낄 수 있는 부분이 바로 작은 조각 시간을 모으는 것이다. 문자나 카카오톡 메시지가 올 때마다 바로 확인하는 버릇을 고치는 것만으로도 하루에 30분은 충분히 절약할 수 있다. 모든 규칙을 정리했다면 각 규칙을 지켰을 때 어느 정도 시간을 절약할 수 있는지도 작성하자. 시간관리를 하기 이전에 비해 절약된 평균 시간을 작성하면 된다. 숫자의 위력을 실감하게 될 것이다.

 

 

4단계 : 나만의 시간관리 규칙을 주변 사람들과 공유하고 협업의 규칙을 만들자

다른 사람과 연관성 없이 혼자만 일하는 직업은 없을 것이다. 아무리 1인 기업이라 할지라도 관계사나 고객사의 의뢰를 받아서 일을 하게 되므로 혼자서 하는 일은 아니다. 시간관리에서 본인만의 규칙을 만들었어도 성공하기가 쉽지 않은 이유는 바로 함께 일하는 주변 사람의 업무에 따라 내가 영향을 받을 수 있기 때문이다.

 

이를 극복하기 위해서 해야 할 일이 바로 주변 사람에게 나의 규칙을 알려주는 것이다. 앞서 3단계에서 정리한 내용을 활용해 알려주면 더욱 효과적이다. 어떻게 시간을 절약할 수 있어서 좋았고, 어떤 효과가 있었으며, 앞으로 상대방과 이렇게 업무가 처리된다면 훨씬 더 좋겠다는 제안을 하면서 먼저 공유해보자. 처음에는 쑥스러울 수 있지만 부탁하는 마음으로 본인의 상황을 오픈한 다음 협업의 규칙을 만들어보자. 양해를 구할 부분은 양해를 구하고, 요청할 사항이 있다면 정중하게 요청하자. 물론 처음부터 요청한대로 되지는 않겠지만 이 과정을 통해 상대방의 업무 스타일을 파악하고 나에게 영향을 최소화할 수 있도록 예측이 가능할 것이다. 

 

최근 업무코칭 사례는 다음과 같다. 퇴근하기 직전에 항상 협조를 요청하는 부서가 있었다. 달리 방법을 찾지 않았기 때문에 퇴근 전에 연락을 받으면 매번 속으로 화를 내면서 일을 처리해 주었다. 하루는 본인의 시간관리 규칙을 알려준 다음 서로의 업무에 대한 상세한 이야기를 나눌 수 있도록 했고 그들만의 협업규칙을 만들게 됐다. 최종적으로 퇴근 전의 협조요청은 오후 3시까지만 하는 규칙을 통해 상호 업무 시너지를 높이게 됐다.

 

 협업의 규칙은 본인의 시간관리를 더욱 효과적으로 만들어 줄 것이다. 협업하는 사람들의 시간활용 방법과 업무처리 프로세스, 기준을 알게 된다면 조금 더 안정적인 시간관리가 가능하다. 대형 프로젝트를 진행하게 됐다면 구글 캘린더를 공유하거나 구글 드라이브를 활용해 함께 업무일지를 쓰는 것도 효과적인 방법이다.

간단하게 일정만 공유하는 정도라면 네이버 캘린더 앱의 공유기능을 활용해도 좋다. 이렇게 협업의 규칙도 정리가 되었다면 다음 1개월 후 절약되는 시간을 계산해보자. 앞선 나만의 규칙보다 훨씬 더 많은 시간이 절약됨을 느끼게 될 것이다.

 

 

 

  

 

 

 

5단계 : 빈 시간을 나의 시간으로 활용하기

시간관리를 시작한 후 2~3개월이 지나면 대부분 하루에 한두 시간 정도, 1주일이면 10시간 이상이 절약되는 것을 눈으로 확인할 수 있다. 이렇게 절약한 시간을 무엇으로 채울 것인가가 바로 시간관리의 최종적인 목적이다.자기경영 코칭과 컨설팅 대상자들이 가장 많이 선호하는 것은 자기계발 시간을 마련하는 것이다. 앞서 글의 첫 부분에 언급했듯이 대부분 자기계발을 하고 싶어도 못하는 이유는 항상 시간이 없다고 느끼기 때문이다. 따라서 시간관리를 통해 확보한 시간은 가급적이면 본인만을 위한 시간으로 만들 것을 적극적으로 권한다.

 

첫 번째로 추천하고 싶은 것은 출근 후 회사업무는 9시 이후에 시작하고 그 전에는 20~30분 정도 무조건 책을 읽는 것이다. 

두 번째는 점심 식사 전 혹은 후에 어학, TED, 이 - 러닝 강좌를 듣는 것이다. 

마지막 세 번째는 퇴근 직전에 내일 해야 할 일 7가지를 뽑아 우선순위로 정리하는 것이다. 다음날 업무의 우선순위에 따라 일을 처리할 수 있게 되며, 일일 기록 데이터가 쌓이면 일신우일신하는 본인의 모습을 되돌아볼 수 있다.

 

하루의 시작을 나로부터 출발해 하루의 마무리도 주도적으로 끝낼 수 있다는 것은 나의 시간을 온전히 장악한다는 것을 의미한다. 그러면서도 주어진 시간에 더 효율적으로 일하고, 더 나은 성과를 내면서, 더 많은 일을 할 수 있게 되고 개인적인 삶에도 충실할 수 있게 된다.

 

시간관리를 3개월 이상 꾸준하게 실행하다보면 내가 시간의 주인이 됐음을 느끼게 된다. 더 이상 일에 끌려다니지 않고, 내가 원할 때 업무를 처리할 수 있다는 자신감은 덤이다. 그리고 내가 만들어낸 시간으로 미래를 위해 투자할 수 있게 된다. 오늘 이 순간부터 나의 시간을 스스로 관리하기 시작해보자. 정말 삶의 많은 것이 나를 향해 우호적으로 바뀌게 될 것이다. 찰스 벅스턴의 말을 마음에 담으면서 시작해보는 것은 어떨까?

 

 

 

“무언가를 할 만한 시간을 찾는다면. 당신은 결코 찾지 못할 것이다. 

단지 그 시간을 당신이 만들어내야 한다.” _ 찰스 벅스턴